服务项目 |
国产系统智能档案管理软件,学生档案管理软件 |
面向地区 |
全国 |
版本类型 |
网络版 |
软件类型 |
企业管理软件 |
软件形式 |
标准版(盒装) |
语言版本 |
简体中文版 |
支持用户数 |
多用户 |
文件编辑
用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作,包括新增、修改、查询、导出等等。
新增:用于对选定数据库进行新增数据。
修改:用于打开一条已有的记录,以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如,打开一条案卷目录,或者打开一条收文目录等等。在列表区,选定一条记录,然后选择此命令即可。
删除:用于对确认不需要的记录进行删除操作。
批量编辑:用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如,将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法:使用“查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中,Ctrl + A选中所有数据,再使用此命令即可。
序号编辑:用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。
原件:打开原件显示界面,原件可以是任何格式的文件 。
正文:用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时,该命令不可执行。
排序:是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序,该命令不会改动数据的任何内容。
查询:用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理(诸如:修改等)。
打印:用于打印该目录下的各种报表。
Excel数据导入:用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。
案卷转存:用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如,当需要将财务处的会计档案合并到档案室时,使用该命令即可。
案卷合并:用于将数据合并到当前数据库的操作。
回收站:数据删除之后会自动到回收站里,便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空,避免占取大量的内存,使系统的速度变慢。
刷新:对数据进行新增或修改之后不显示,可以用刷新按钮
列表区
列表区包括两部分:列表头、列表体。列表头显示选定数据库在列表内的字段名称,列表体显示选定数据库的所有记录。
单击列表头排序:单击列表区内任意列表头,列表体记录便会有三种不同的显示:默认方式、升序显示、降序显示。
拖动列表头调整列表字段先后顺序:拖动列表头,可调整某字段在列表区的先后顺序。注意,拖动后如需保存,则需要调用菜单栏“目录管理→表单管理→保存列表风格”命令。
单击列表头标签打开明细表:鼠标左键单击列表头“常规标签”后的其它标签,可打开选定数据库的明细表,可对该明细表进行增、删记录的操作。例如,打开“文书案卷目录”列表头的“文书卷内目录”标签,即可直接进行卷内文件登记、修改卷内文件等等操作。
列表区右键菜单:鼠标右键单击列表体内任意记录,即会弹出与“文件编辑”菜单相同的菜单命令。
双击打开记录:鼠标左键双击任意记录,便可打开该记录进行修改或查看详细资料。
状态栏
状态栏反映了选定文件夹的当前状态。如:条目总数,当前记录是第几条,当前日期,如果选定记录是文件则会反映选定文件的标题。
同时,可以直接翻看当前文件夹中记录的条、后一条。
著录界面右键菜单及其它功能
在系统中,打开任意著录界面(例如,收文、发文、科技案卷目录 等等),将鼠标放在任意字段名称部分(例如,可放到年度字段的年度两个字上面),单击右键,该菜单出现。使用该组菜单命令,可大量地减少录入工作量,提高工作效率。
同时,如果“继承登记”、 “自动增量”被设置为有效状态,则该命令前会被标记打勾;如果选定字段被具有“设置缺省值”属性,则该命令后面显示具体的值。否则,就没有。如右图所示:
与Office无缝集成功能
拖动录入Word原文:该功能专为“文件管理”及其子表而设计。
在著录过程中添加Word原文:该功能对任意数据表都生效。
前提:需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。
使用Word模板添加原文:该功能对任意数据表都生效。
前提:需要添加Word原文的数据表著录界面有正文 标签。
管理任意格式电子文件:通过“附件”功能按钮实现。
数据直接转到Excel:使用“查询”功能将需要二次加工利用的记录放到一个检索夹中,单击工具栏上的“打印”按钮后,选定数据即会自动复制到Excel程序中,即可用于编辑使用。例如,进行档案编研时,往往需要使用到文件标题、文件字号等,这些文件标题、文件字号即可通过此功能自动复制到Word文字处理程序中供利用。
使用须知
使用本软件时,有些操作是要按一定规范去做的,这样才能整个系统协调一致,不致出现混乱,从而减少不必要的错误发生。
系统正式使用之前,设置常用部门代码。
系统中默认的各级子目录,如果确实需要删除,删除之前请事先咨询我们。
系统使用遵循的规则:
涉及表单 登记表单中必需有的字段 不能被随意改名的字段
文件管理及其下级子表单 年度、部门、登记号 年度、部门、登记号、案卷目录号、案卷顺序号、卷内顺序号、卷内文件页次、是否归卷
档案管理及其下级子表单 案卷目录号、案卷顺序号、档号 案卷目录号、案卷顺序号、档号
档案管理及其下级子表单 案卷目录号、案卷顺序号、档号 案卷目录号、案卷顺序号、档号