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在企业及单位的办公管理中,都会涉及到秘书与行政要务,办公自动化的应用,能够及时的了解行政事务与人事关系,确保事务处理更加准确。
在传统的办公管理中,每一份文件都要进行严密的分析、解读,以纸质的形式不断的进行着修改,这样不仅降低了工作效率,也使员工的工作量增多,同时也很容易出现修改失误或文件信息丢失的问题,致使文件中的信息存在漏洞。而办公自动化系统,能够实现自动化的管理各类文件。利用计算机网络技术对文件进行分类和统一的传输,在保留好原文件的前提下,提出一些可行性的建议。同时企业要对办公自动化系统进行严格的管理,并要求工作者通过身份验证才能够登录系统,并查看所需要的文件资料,有效的了企业内部文件的严密性。
与过去对纸质文件的审阅方式相比,通过OA系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张,降低办公成本。领导可直接在OA系统上阅读、审批和修订电子文件,并保留阅读和修改的痕迹,解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题,而且,电子文件在OA系统上可同时向多人传阅,缩短了文件传阅的周期,杜绝了纸质文件丢失的可能性。
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