宁夏提供国产系统综合档案管理软件

鼠标左键操作
光标：光标是固定的，可在光标处录入、编辑或做其他操作；
单击：快速地按下并释放鼠标器按钮，例如，点击一个菜单命令；
双击：连续两次快速地按下并释放鼠标按钮，如，双击鼠标可打开一条记录；
拖拽：按住鼠标器按钮不放并移动鼠标器，使鼠标指针到达位置时再放开，如将Word电子原文直接拖放进入数据库的操作；
单选：选定一条记录的操作，快速地按下并释放鼠标器左按钮；
连续选取：选定连续的多条记录，鼠标配合Shift键实现。先单击欲选定列表区记录中的条记录，然后按住Shift键，再单击欲选定列表区记录中的后一条记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可；
间断选取：选定不连续的多条记录，鼠标配合Ctrl键实现。先单击欲选定列表区记录中的任意一条记录，然后按住Ctrl键，再单击欲逐个选定列表区记录中的其它记录，待选择完成后，同时放开鼠标、键盘即可。

目录树右键操作：鼠标左键单击目录树上欲操作的目录夹，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲操作的目录夹亦可；
列表区右键操作：鼠标左键单击列表区内欲选定的文件记录，然后单击鼠标右键；或者直接用鼠标右键单击欲选定的文件记录亦可；
登记表单右键操作：在登记表单内，将鼠标指针移动到任意字段名称上方，再单击鼠标右键，登记表单右键快捷命令即可出现。

文件编辑
用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等等。
新增：用于对选定数据库进行新增数据。
修改：用于打开一条已有的记录，以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如，打开一条案卷目录，或者打开一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。
删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。
批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，Ctrl + A选中所有数据，再使用此命令即可。
序号编辑：用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。
原件：打开原件显示界面，原件可以是任何格式的文件 。
正文：用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时，该命令不可执行。
排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。
查询：用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理（诸如：修改等）。
打印：用于打印该目录下的各种报表。
Excel数据导入：用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。
案卷转存：用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如，当需要将财务处的会计档案合并到档案室时，使用该命令即可。
案卷合并：用于将数据合并到当前数据库的操作。
回收站：数据删除之后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。
刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮

目录管理
用于对本系统目录结构的构建工作。包括新增一个数据库或子数据库，设置各数据库中每个项目是否显示，建立各数据库之间的关系等。

自动分类：用于将选定的数据库或者子数据库按某一特定标识一次性划分多个同级子目录。例如，需要查看“收文”文件夹中包含哪些单位的来文并各单位分别是哪些文件时，即可使用该功能。方法：
（1）单击“收文”，选择“自动分类”命令；
（2）在出现的“分组”窗口中，使用右移按钮将“来文单位”选到“已选择的分类项目”列表中，确定即可。
取消自动分类：用于取消选定数据库的自动分类下级子目录。
刷新分类：用于刷新已设置了“自动分类”的数据库。例如，当“文书案卷目录”数据表中增加了“计统部”的案卷，但在“自动分类”子目录中没有显示出来时，执行此功能即可。
新建目录
新建子目录：用于在选定的目录下建立新的下级子目录。
新建根目录：用于建立目录。
提示：该功能建立的目录只是系统目录树结构中的一个节点，没有实体数据表的功能，即不能新增数据记录。
删除目录：用于删除系统目录树结构中不需要的节点。但是，该命令对使用“自动分类”形成的子目录无效。
重命名：用于对选定数据库进行修改名称的操作。例如，可将目录树上的“档案统计年报”目录下的“档案机构、人员情况综合年报”子目录修改名称为“铁档统1表”。
报表统计：用于统计数据。
表单管理：用于对选定数据库所进行的设置操作。
新增表：用于为选定数据表新增若干个具有相对立性的下级子库。例如，“收文、发文”是“文书文件目录”的下级子库，它们可以分别设置本表自具有的各种属性（如：著录表单显示字段、列表显示字段、著录字段的右键菜单属性等等）。
批量编辑：用于批量修改选定数据。

目录权限：用于设定选定目录相对于别的操作人员的修改、浏览、删除、隐藏等权限。
目录排序：用于对目录树中同级子目录或子库进行上下位置的排序。例如，将可“收文”文件夹排在“发文”文件夹的后面。
目录属性：用于设置选定目录的条件属性。此操作要求用户的计算机基础比较高，普通用户不建议使用此操作。
移动目录 / 复制目录：用于将选定目录及其下级子目录移动或复制到另一个目录下。通常情况下，该命令配合“目录属性”命令使用，普通用户不建议使用此操作。
刷新子目录：用于刷新选定数据表的下级子目录。当使用“目录共享”功能后，不能立即（即刻）显示出共享后形成的子目录时，使用此功能即可；或者，当使用“查询”没能即刻形成下级子目录时，也可使用此功能。
导出数据：用于将选定数据库中的数据记录全部导出到目标存储载体，以合并到另一个数据库。
导入数据：用于进行合并数据的操作。

状态栏
状态栏反映了选定文件夹的当前状态。如：条目总数，当前记录是第几条，当前日期，如果选定记录是文件则会反映选定文件的标题。
同时，可以直接翻看当前文件夹中记录的条、后一条。

使用须知
使用本软件时，有些操作是要按一定规范去做的，这样才能整个系统协调一致，不致出现混乱，从而减少不必要的错误发生。
系统正式使用之前，设置常用部门代码。
系统中默认的各级子目录，如果确实需要删除，删除之前请事先咨询我们。
系统使用遵循的规则：
涉及表单 登记表单中必需有的字段 不能被随意改名的字段
文件管理及其下级子表单 年度、部门、登记号 年度、部门、登记号、案卷目录号、案卷顺序号、卷内顺序号、卷内文件页次、是否归卷
档案管理及其下级子表单 案卷目录号、案卷顺序号、档号 案卷目录号、案卷顺序号、档号
档案管理及其下级子表单 案卷目录号、案卷顺序号、档号 案卷目录号、案卷顺序号、档号